Red de Centros de Acompañamiento Tecnológico e Innovación para el Desarrollo Económico de Asturias

Cómo crear formularios con Google Drive

15/05/2014
Average: 4.1 (12 votes)
Una de las funcionalidades de Google Drive es la creación de formularios. Su flexibilidad es tal que pueden utilizarse como simples formularios de contacto, como formularios de solicitud de pedidos, como formularios de recogida de opiniones sobre un producto o servicio...Te explicamos cómo hacerlo.

¿Qué son los formularios de Google Drive?

Como ya os mencionamos en un artículo anterior, los formularios de Google Drive son una interesante alternativa para diseñar baterías de preguntas en diferentes formatos (texto, lista, opciones...) que pueden compartirse mediante un enlace o embeberse en un sitio web. Son ideales para recoger opiniones de clientes, pedidos sencillos, solicitudes de contacto, inscripciones a un evento o encuestas de satisfacción. 

En su origen, eran una forma de simplificar la introducción de datos en una hoja de cálculo: al crear una en Drive, podía añadírsele un formulario en el que cada campo se correspondía a una columna de la hoja, y se facilitaba que una o varias personas cargaran información desde sus navegadores de forma simultánea. Con la nueva versión (finales de 2013), los formularios han adquirido entidad propia, y pueden crearse sin necesidad de estar vinculados a una hoja de cálculo.

¿En qué puede ayudarme un formulario de este tipo?

Piensa en situaciones cotidianas que te consuman parte importante de tiempo o cosas que quieres hacer pero no sabes de qué forma ponerlas en marcha, como:

  • Controlar inscripciones a eventos, visitas guiadas, cursos...
  • Analizar los resultados de encuestas de satisfacción que tus clientes rellenan en papel.
  • Facilitar que los clientes te hagan pedidos a través de tu página de Facebook, blog...
  • Introducir información sobre ventas o compras de forma ágil (fecha, producto, cantidad...) para luego poder operar con ello en una hoja de cálculo y controlar existencias de forma básica.
  • Realizar baterías de preguntas a alumnos, usuarios de un servicio, compradores de un producto...

¿Qué tipos de campos pueden añadirse?

A la hora de crear un formulario, podemos añadir hasta nueve tipos de campos distintos, en función de la información que queramos recoger:Tipos de campo en formularios Google Drive

  • Texto: Casilla de texto pequeña, ideal para recoger números de teléfono, nombres, apellidos, direcciones... cualquier respuesta corta.
  • Texto de párrafo: Cuadro de texto con varias líneas, adecuado para campos donde hay que redactar: observaciones, comentarios...
  • Tipo test: Campos de respuesta única con varias opciones excluyentes entre sí, visibles en forma de lista. Se puede añadir una opción "abierta" que incluye un campo de texto corto para que la persona que está rellenando el formulario especifique su respuesta. Se pueden usar para preguntas del tipo "¿Es la primera vez que viene? (Si/No), ¿Qué color elige? (Verde/Rojo/Azul)"
  • Casillas de verificación: Campo con varias respuestas posibles, que se muestran en forma de lista con casillas que pueden marcarse. Adecuado para preguntas como "Qué tipo de música prefiere (Jazz/Rock/Clasica/Metal/...), Qué idiomas habla (inglés/español/francés/aleman)". Como en el caso anterior puede añadirse una opción "abierta".
  • Elegir de una lista: Campo de respuesta única en el que las opciones se muestran en forma de lista desplegable. Es adecuado utilizar este en lugar de uno tipo test cuando la lista de respuestas es larga y no queremos que ocupe mucho espacio del formulario.
  • Escala: Campo para responder con un valor numérico entre dos valores dados entre 0 y 10. Se puede asignar una etiqueta al valor más bajo y al más alto, pero no a los del medio. Ideal para preguntas del tipo "Valore de 1 al 5 la atención recibida".
  • Cuadrícula: Funciona como varios campos de escala "apilados", en los que se valoran distintos aspectos. Es apropiado para evaluar varios aspectos a la vez ("Evalúe de 0 a 10 cada uno de estos aspectos: amabilidad del personal, limpieza, comodidad...") o para dar valores numéricos a varios campos a la vez ("Seleccione cantidad de cada producto, entre 0 y 5")
  • Fecha: Solicita una fecha y muestra un calendario para seleccionarla. Puede indicarse año o no, y también puede incluirse hora.
  • Hora: Solicita una hora en formato hh:mm am/pm.

En los campos de texto, texto de párrafo y casillas de verificación pueden añadirse opciones de validación, para asegurarnos de que su contenido es adecuado. Por ejemplo: que la respuesta es un email válido, que tiene un número mínimo de caracteres, que se escogen al menos dos respuestas... 

Crear un formulario: Paso a Paso

  1. Acceder a Google Drive con una cuenta Google, y, en la parte superior izquierda pulsar el botón "Crear" y seleccionar "Formulario".
  2. Darle un título (se usará como nombre de archivo y como título visible) y seleccionar el aspecto que queremos que tenga el formulario (fondo, tipo de letra, colores...). No hay mucha variedad y no pueden modificarse, aunque puede cambiarse por otro en cualquier momento. Aceptar.
  3. Modificar si se quiere el título (no afecta al nombre de archivo) y rellenar el campo "subtítulo". Estos dos campos deben usarse para dar información sobre la finalidad del formulario, y deben aprovecharse para especificar al máximo todo lo necesario, especialmente si las personas que van a rellenarlo son ajenas a la empresa (clientes, contactos, ...)
  4. Empezar a añadir las preguntas. Hay que elegir qué tipo es más adecuado para cada una de ellas, e indicar un título (texto de la pregunta) y un texto de ayuda si se necesita explicar algo sobre ese campo. En los campos que admiten validación, puede añadirse haciendo clic en "ajustes avanzados" y seleccionando la validación que quiere aplicarse. En cada pregunta puede indicarse además si es obligatoria o no, de forma que no se permita enviar el formulario hasta que todas las preguntas obligatorias tengan una respuesta válida.
  5. Además de las preguntas, pueden añadirse elementos de diseño al formulario:
    • Encabezado de sección: un nuevo título (con subtítulo opcional) que nos ayuda a organizar las preguntas en bloques, especialmente recomendable en formularios largos.
    • Salto de página: Un formulario puede constar de varias páginas distintas, en lugar de tener todas las preguntas en la misma. Al ir contestando, aparecerán botones en la parte inferior para avanzar o retroceder entre las páginas del formulario. Además, es posible dirigir a los usuarios a una u otra página en función de lo que respondan a una pregunta, lo que puede usarse por ejemplo para crear formularios multiidioma, preguntando en primer lugar en qué idioma desean responder y creando una página de preguntas para cada idioma.
    • Imagen: Pueden incluirse imágenes locales, den tus álbumes de Google+ o albergadas en una dirección web. Por ejemplo, puede hacerse un banner con la imagen corporativa y utilizarlo en la parte superior del formulario.
    • Vídeo: Inserta enlaces a vídeos de youtube, que quedan incrustados en el formulario. Por ejemplo, si vas a usar el formulario para recoger pedidos, puedes incrustar un vídeo en el que muestres el producto que vendes, para atraer más la atención de los usuarios.
  6. Puedes ir viendo cómo queda el formulario pulsando "ver el formulario publicado", situado en la barra superior.

Compartiendo el formulario

Una vez esté diseñado, el formulario queda automáticamente publicado en forma de página web, aunque no será visible hasta que lo compartas, ya sea usando un enlace o incrustándolo en un sitio web. Pulsando el botón "enviar formulario", verás las distintas opciones:

  • Copiar el enlace para pegarlo donde quieras.
  • Compartir directamente como una publicación en G+, Facebook o Twitter.
  • Enviar por correo electrónico a una serie de destinatarios.
  • Incrustar el formulario mediante un código HTML que puedes pegar en tu web, tu blog o tu página de Facebook (usando la aplicación gratuita Static HTML)

Según la finalidad del formulario, será mejor elegir una u otra opción para compartirlo. No es lo mismo una encuesta de satisfacción que puedes enviar a tus clientes por email que un formulario para realizar pedidos. Piensa a quién quieres dirigirte y cómo es la mejor manera de llegar a ellos.

Gestionando las respuestas

Al crear el formulario, por defecto se crea una hoja de cálculo en la misma carpeta de Drive, y con el mismo nombre que el formulario, seguido de "(Respuestas)". Cada vez que alguien de a "enviar" en el botón del formulario, se agregará una nueva línea en esa hoja, incluyendo en cada columna la respuesta correspondiente a cada campo.

Pueden añadirse a la hoja de cálculo todas las columnas adicionales que se quiera, pero cuidado con eliminar las que se crearon por defecto, ya que las respuestas del formulario dejarán de almacenarse correctamente.

Se puede modificar el destino de las respuestas desde el propio formulario, en el menú "Respuestas" de la barra de herramientas.

¿Necesitas ayuda para crear un formulario o integrarlo en tu web?

Contacta con tu Centro SAT más cercano y pide una cita, te apoyaremos en lo que necesites y ¡¡no te costará nada!!

 

Etiquetas: googlegestión
Suscribirse a Comentarios de "Cómo crear formularios con Google Drive"

Comentarios

Buenas tardes.

Quiero saber si existe algún límite para el número de preguntas o el número de respuestas que permite un formulario de Google Drive
Gracias

Hola, existía un límite en el número de respuestas (400.000) y de preguntas (256), que se correspondían con el número de filas y columnas que aceptaba una hoja de cálculo de Google Docs. Sin embargo en la nueva versión han eliminado estos límites, ya que las hojas ahora aceptan hasta dos millones de celdas.

Puedes ver información al respecto en https://support.google.com/drive/answer/37603?hl=es

Un saludo.

Hola, he creado un cuestionario, y hay gente que ha podido entrar sin problemas, i gente a la qual le han pedido que entre con su cuenta de Google. Saben cual es el motivo, y si se puede evitar el tener cuenta para responder?

Gracias!

Hola, tienes que tener en cuenta que en un formulario NO hay que tocar las opciones de privacidad/compartir. Si dejas esa opción con los valores por defecto, el formulario siempre se comparte como público y no pide inicio de sesión. Si estás en asturias acércate por tu Centro SAT más cercano y le echamos un ojo :)

Empresa: no

Hola, estamos confeccionando un formulario para insertar en un BLog de la plataforma blooger. Se trata de un formulario para apoyar un manifiesto. Los datos de este formulario se vuelcan en una pagina (no post) de blogger pero deseábamos incluir la opción para que las personas optasen por hacer visibles o no su nombre y apellidos, campos obligatorios, y si le activasen no se mostrasen estos campos pero si que quedasen guardado en la hoja de cálculo. Es posible en blogger usando Drive? Como debe realizarse? Si no ea posible con Drive, que otras opciones existen para eealizar un formulario similar? Gracias

Hola, me temo que no hay forma de automatizar (que imagino que es lo que necesitáis) que los campos sean o no visibles en la hoja de resultados utilizando formularios de Google Drive. El hecho de que la respuesta de una pregunta actúe como factor a la hora de visibilizar los resultados necesita de programación, y probablemente no podréis hacerlo usando herramientas gratuitas, que se limitan a mostrar de forma automática las respuestas de los usuarios. En nuestro delicious tenemos recopiladas algunas herramientas de encuestas, probad a ver si alguna en sus planes de pago os permite esa funcionalidad. 

Empresa: Askartza-Claret Ikastetxea

Hola. Estoy iniciándome en el uso de formularios con los alumnos. A la hora de configurar el formulario (en mi caso uno en el que todas las preguntas son de tipo test con única respuesta válida a elegir), y pensando en una posible corrección automática del test, ¿cómo determinar para cada pregunta cuál de las opciones es la correcta?
Muchas gracias por su atención.

Empresa: Askartza-Claret Ikastetxea

Hola. Estoy iniciándome en el uso de formularios con los alumnos. A la hora de configurar el formulario (en mi caso uno en el que todas las preguntas son de tipo test con única respuesta válida a elegir), y pensando en una posible corrección automática del test, ¿cómo determinar para cada pregunta cuál de las opciones es la correcta?
Muchas gracias por su atención.

Hola, en este artículo lo explican muy bien: http://recursostic.educacion.es/observatorio/web/gl/software/software-ge...

Un saludo!

¿Se puede ajustar el tamaño de la primera columna en una pregunta tipo cuadrícula?.
Estamos configurando una encuesta a través de los formularios de Google Drive.
En una de las secciones, el enunciado de las preguntas va en la primera columna, y queda algo estrecha para que sea legible de una forma cómoda. El resto de las columnas de la cuadrícula podrían ser mucho más estrechas, dándole mayor espacio a la primera.
Pero el ancho de columna parece ser automático, y no sabemos como cambiarlo. ¿Es posible hacerlo?

Muchas gracias por su ayuda

Buenas tardes Raúl, me temo que no puedes hacer lo que necesitas, la aplicación ajusta de forma automática los anchos a las dimensiones de la ventana, y no permite ajustarlo de forma manual, al menos de momento :)

Un saludo.

Buenas tardes Raúl, me temo que no puedes hacer lo que necesitas, la aplicación ajusta de forma automática los anchos a las dimensiones de la ventana, y no permite ajustarlo de forma manual, al menos de momento :)

Un saludo.

Empresa: Particular

Buenas tardes, estoy haciendo un cuestionario que se requiere en forma mensual, pero necesito que almacene los gastos del mes, ¿ Hay opción para que el mismo usuario en el mismo cuestrionario pueda almacenar varias respuestas, sin necesidad de entrar otra vez?... es decir, q sea ciclico hasta que el usuario diga que ya no quiere almacenar mas datos...
Saludos y gracias por su ayuda...

Hola Magda, 

Lo único que podría servirte es dejar marcado el check "Mostrar enlace para enviar otra respuesta" en la parte inferior de la creación del formulario, para hacerlo más ágil, pero únicamente admiten una respuesta a la vez.

Un saludo!

Empresa: particular

Hay alguna forma de colocar dos preguntas tipo text una al lado de la otra cuando su extensión es corta. Ej tipo documento y nro.
Además quisiera saber si se puede asignar el tamaño de las respuestas. ej apellido

Hola Gracia, al diseñar el formulario no hay forma de situar dos preguntas de forma paralela, ni de delimitar el tamaño. Si podrías hacerlo si lo incrustas en tu sitio web y personalizas el código HTML adaptándolo a la apariencia que quieras, pero hacer eso requiere de conocimientos básicos de HTML.

Un saludo y gracias por tu interés.

Empresa: particular

Beatriz gracias por tu respuesta! basándome en ella te hago otra consulta. Una persona que sepa de html o css puede modificar el código de un formulario para hacer lo que yo quiero sin colocarlo ningún sitio?

Hola, no, en la plataforma de Google no puedes modificar esas cosas, sólo el diseño de la plantilla. Es al incrustarlo en un sitio web donde puedes manipular el código a tu antojo, colocando los campos, dando formato.... Puedes en todo caso incrustarlo en un blog. Si estás en Asturias y eres una empresa/emprendedora puedes pasarte por un Centro SAT y te ayudamos a hacerlo :)

No tengo un sitio para inscrustarlo, es simplemente un formulario que quiero enviar por mail a algunos contactos para recabar algunos datos, en vez de enviar un papel y después pasarlo a excel.
No estoy en la hermosa tierra de Asturias, mi abuela me habló mucho de ella, sino en Argentina.
Muchísimas gracias Beatriz por tu respuesta!

Si se envía el formulario por correo electrónico a varios destinatarios, ¿es posible saber posteriormente quienes eran?¿queda registro de los e-mails enviados en algún sitio?

Buenos días Jose Ignacio, entiendo que el envío lo haces desde el botón "enviar formulario". No queda registro, ni siquiera aunque marques "enviarme copia a mi", ya que los manda con copia oculta a todas las direcciones. Lo mejor es que lleves de forma separada el listado de las direcciones a las que lo vas a enviar, o incluso que te lo mandes a ti mismo y luego lo reenvíes desde tu gestor de correo, para de ese modo tener constancia de los envíos.

Un saludo.

¿Es posible limitar las personas que pueden contestar al formulario? Es decir, por ejemplo, solo las personas que reciban el correo, o personas de una lista determinada.

He comprobado que aunque se especifique que solo se puede contestar una vez, se puede contestar tantas veces como cuentas de gmail se tengan.

Hola Ignacio, no es posible hacer lo que comentas. Quizá podrías probar a hacer el formulario privado y compartirlo sólo con ciertas cuentas de correo, para de ese modo limitar la visualización.

Un saludo.

Gracias por la rápida respuesta.

Creo que he dado con la solución, es un poco lío, pero muy sencillo, lo explico aquí por si sirve a alguien:

1 - Tienes que tener los datos de los votantes en una tabla access
2 - Creas una columna "código de voto" y asignas números aleatorios entre 1000000 y 9999999
3 - Envías (word tiene un asistente sencillo para hacerlo) un email a cada votante con su código de voto
4 - En el formulario pones un campo de código de voto.
5 - Después de votar, tienes un código de voto por cada voto.
6 - Anulas todos los votos cuyo código de voto no esté en la tabla inicial.

Yo creo que puede funcionar, si le veis alguna pega me avisáis, no quiero meter la pata ;-)

Estoy diseñando un formulario en Drive y necesito ayuda para tabular las respuestas de acuerdo a la opción que este marcada.
Es decir que baje puntos teniendo en cuenta la opción que se marcó (las opciones son: Muy bueno, bueno, sufieiente, insuficiente). De acuerdo a la opción que se marque quiero dar un determinado punto. Gracias.

Buenos días, puedes hacer lo que comentas modificando la hoja de cálculo de las respuestas e incluyendo fórmulas en ellas, no es posible hacerlo de otra forma. Si estás en Asturias y tienes un proyecto empresarial puedes acercarte al centro SAT más cercano y te ayudaremos.

Un saludo.

Empresa: Privada

Hola, actualmente tengo funcionando un formulario pero me ha pasado que el usuario lo llena, envía su respuesta y no emite correo de confirmación, si me aparece en mi hoja de respuestas, pero no me avisa mediante correo que alguien me envió formulario... Mi formulario lo utilizan varios usuarios y solo con uno me sucede esto (hasta ahora), que es lo que puede estar pasando? Como puedo resolver esto?... Gracias, ojala me puedan ayudar, Saludos

Hola Magda, por lo que comentas entiendo que tienes activadas las notificaciones en la hoja de cálculo asociada a las respuestas (herramientas>reglas de notificación) pero no te funcionan correctamente. Lamentablemente habría que verlo para poder ayudarte pero no damos soporte a través de la web, por lo que te aconsejo que contactes con tu centro SAT más cercano. Un saludo.

Empresa: UB

He comenzado el diseño de un cuestionario con google forms y no he podido dar con la forma de construir preguntas en que se pida a los sujetos que ordenen 5 o 6 frases en orden de preferencia, es decir, que ordenen las opciones de la más importante (1) a la menos importante (6). Por ejemplo, preguntar jerárquicamente cuáles son las razones por las cuales un lector escoge tal cual texto para leer. No sé si no he podido dar con la forma de hacerlo o definitivamente la opción no existe. Muchas gracias!

Hola Chris, podrías utilizar una pregunta tipo cuadrícula en la que las filas fueran las frases y las columnas valores del 1 al 6, de modo que asignen a cada fila un valor. O bien seis preguntas de tipo escala, una para cada frase.

Un saludo.

Empresa: optimovil

se puede enviar una notificación a un correo diferente del usado por drive?
Gracias.

Hola, puedes hacerlo de dos formas:

  1. Creando un filtro en Gmail para que cada vez que recibas un email de notificación lo reenvíe a otra cuenta.
  2. Compartiendo la hoja de respuestas, y la persona/cuenta con la que se comparte se suscribe a las alertas.

Un saludo

Empresa: particular

Hola. Si alguien sabe como hacer que el formulario lo puedan rellenar solo personas autorizadas, es decir, que para rellenar el formulario te pida algun tipo de código, así a las personas que se le reparta ese/esos códigos son las únicas que pueden contestar. No con cuenta de correo, pues aquí la encuesta de ja de ser anónima. Gracias,

Hola Paco, si te fijas en los comentarios anteriores al tuyo, una persona indicó una operativa que puede servirte (Ignacio el Vie, 06/03/2015 - 08:44)

Un saludo.

Gracias. Lo que quiero es lo que aparece en el formulario:
https://docs.google.com/forms/d/1KCH-dqzsghM2izQladSWXsPvB96qiXsIHasR2aa...

Hola, lo lamento mucho pero no ofrecemos soporte técnico por este canal para ayudarte a implementar algo concreto, si estás en Asturias acércate al Centro SAT más cercano y estaremos encantados de atenderte.

Un saludo.

Hola,
Estoy creando un formulario en idiomas diferentes y me gustaría que cuando aparece la opción "Otros" en las respuestas esto también apareciera en el idioma del cuestionario.
¿Esto es posible?
¡Muchísimas gracias por vuestra ayuda!

Hola Maite, ese texto lo toma del idioma en el que tengas la cuenta de Gmail, no puedes modificarlo.

Un saludo.

Hola,
Y si quiero que el formulario en cierta pregunta me redireccione a otro formulario? Es posible?
A ver si me puedo explicar. Una de las preguntas de mi formulario es, por ejemplo, has rellenado la autorizacion de acceso? Si responden si, pasan a la siguiente pregunta, si responden no, los quiero redireccionar al cuestionario de autorización de acceso. Hasta que no rellenen ese cuestionario, no pueden seguir.
Gracias por vuestra ayuda, un saludo.
Ana

Hola Ana, puedes hacerlo creando páginas dentro del formulario. De esta forma creas "itinerarios" dentro del mismo, y derivas a una página u otra según las respuestas a una pregunta. Si estás en Asturias acércate a uno de los Centros SAT de la Red y te ayudamos.

Un saludo.

Muy bueno

Gracias :)

Estoy haciendo un formulario para registro a un evento, y quiero poner un enlace debajo de la imagen que puse en el encabezamiento, como puedo hacerlo?
Muchas gracias

Nancy

Hola Nancy, puedes añadir debajo de la imagen un elemento de "encabezado de sección" (o usar el que ya tengas) y en la parte de "descripción" escribir el enlace (con http:// delante). No admite código HTML, y aunque en la ventana de edición del formulario lo veas como texto sólo, al publicar el formulario se ve como enlace (puedes verlo dando a "ver formulario publicado").

Un saludo.

Empresa: divina

Hola, tengo creado un cuestionario, he copiado el link para enviarlo a mis clientes. Pero, ellos al copiarlo necesitan tener un usuario de google, es posible que se envie y se pueda rellenar directamente.

Hola Maria José, puede ser por dos motivos:

  1. Estás creando el formulario con una cuenta asociada a un nombre de dominio, y en la parte superior de la pantalla de creación del formulario (sección "configuración del formulario") tienes marcado el check "Requerir inicio de sesión de TUDOMINIO para ver el formulario"
  2. No estás enviando a tus clientes el link adecuado. Para obtener el link debes pulsar el botón azul ubicado en la esquina superior derecha, llamado "enviar formulario" y copiar el contenido del campo "enlace para compartir"

Si no te ocurre ninguna de estas dos cosas y estás en Asturias, puedes acercarte al centro SAT que tengás más cerca y te ayudaremos a detectar el problema. Un saludo.

 

Empresa: solo es para tareas

quiero saber como se realiza un formulario para encuenta de analisis de mercado

Hola Martha, lamentablemente no podemos dar respuesta a una cuestión tan amplia por este canal, si estás en Asturias puedes acercarte a tu Centro SAT más cercano y estaremos encantados de atenderte.

Hola, estoy realizando un formulario de Drive para gestión de stocks y me gustaría saber si puedo poner dos casillas de respuesta a una misma pregunta,por ejemplo: Poner el nombre del producto y en la primera casilla que me contesten la cantidad recibida y en la segunda casilla la cantidad total en almacen

Hola Cristina, el único campo que podría servirte es el de tipo cuadrícula, si pones en las columnas las cantidades y dos filas con las etiquetas "cdad recibida" y "cdad en stock". La pega es que no puedes indicar cantidades abiertas, y si éstas son muy variables no te será útil. Además el rango de cantidades es limitado para que sea útil, y si manejas mucho volumen de stock no te servirá.

Páginas